ZUGFeRD — Was ist das? Einfach erklärt

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Das Besondere: In eine ganz normal aussehende PDF/A-3-Datei wird ein maschinenlesbarer XML-Datensatz eingebettet. Der Mensch sieht also eine lesbare Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest zugleich die strukturierten Daten automatisch aus. ZUGFeRD erfüllt — im richtigen Profil — die europäische Norm EN 16931 und gilt damit als gültige E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungspflicht.

Anwendung in der Praxis

Für Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD oft der bequemere Weg als reines XML: Die Rechnung bleibt für den Empfänger ohne Spezialsoftware ansehbar (es ist ja ein PDF), ist aber trotzdem eine echte E-Rechnung. Entscheidend ist das Profil: Erst ab dem Profil EN 16931 (früher „Comfort") aufwärts enthält die Datei alle Pflichtfelder und zählt als E-Rechnung. Einfachere Profile (z. B. „Basic WL" oder „Minimum") reichen dafür nicht. Gute Rechnungsprogramme erzeugen ZUGFeRD auf Knopfdruck — du musst dich um die XML-Technik nicht kümmern.

Wichtige Kennzahlen

• Dateityp: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
• Norm: EN 16931 (ab Profil „EN 16931"/Comfort aufwärts gültig)
• Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.5.2 (2026) — rechtlich zählt das Profil, nicht die Versionsnummer; ältere Versionen im richtigen Profil bleiben zulässig
• Französisches Pendant: Factur-X (technisch identisch)
• Alternative: XRechnung (reines XML, ohne sichtbares PDF)

Verwandte Begriffe

• XRechnung — das reine XML-Format als Alternative
• EN 16931 — die Norm dahinter
• ZUGFeRD und XRechnung für Handwerker — welches Format wann passt
• E-Rechnung-Pflicht: Fristen 2025, 2027, 2028 — der Überblick
• E-Rechnung-Check & Generator — Format prüfen und erzeugen

Praxis-Tipp

Achte beim Erstellen auf das Profil „EN 16931" (oder höher) — nur dann ist deine ZUGFeRD-Datei eine gültige E-Rechnung. Im Zweifel prüfst du eine erzeugte Rechnung einmal mit einem E-Rechnung-Prüfer, bevor du sie an Geschäftskunden schickst. Rechtsstand: November 2026.