XRechnung — Was ist das? Einfach erklärt

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. Anders als ZUGFeRD enthält sie kein sichtbares PDF — es ist ein reiner, maschinenlesbarer Datensatz. Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der europäischen Norm EN 16931 und wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt und regelmäßig aktualisiert. Sie ist der etablierte Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) und erfüllt zugleich die Anforderungen der B2B-E-Rechnungspflicht.

Anwendung in der Praxis

Wer öffentliche Aufträge abrechnet (Kommunen, Ämter, Bund), kommt an der XRechnung kaum vorbei — viele Verwaltungen akzeptieren ausschließlich dieses Format. Da die XRechnung reines XML ist, braucht der Empfänger (oder du selbst zum Prüfen) ein Programm oder einen Viewer, um sie lesbar darzustellen. Für den normalen B2B-Alltag empfinden viele Handwerker ZUGFeRD als angenehmer, weil dort die Rechnung als PDF sichtbar bleibt. Beide Formate sind rechtlich gleichwertig — entscheidend ist, dass die Rechnung der Norm EN 16931 entspricht. Dein Rechnungsprogramm erzeugt in der Regel beide Formate.

Wichtige Kennzahlen

• Dateityp: reines XML (kein PDF)
• Norm: EN 16931 (semantisches Datenmodell)
• Herausgeber: KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) — Version wird laufend fortgeschrieben
• Haupteinsatz: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G); erfüllt auch B2B-Pflicht
• Alternative: ZUGFeRD (hybrides PDF mit eingebettetem XML)

Verwandte Begriffe

• ZUGFeRD — das hybride Format als Alternative
• EN 16931 — die Norm, die beide Formate erfüllen
• ZUGFeRD und XRechnung für Handwerker — welches Format wann passt
• E-Rechnung-Pflicht: Fristen 2025, 2027, 2028 — der Überblick
• E-Rechnung-Check & Generator — XRechnung erzeugen und prüfen

Praxis-Tipp

Du musst dich nicht auf ein Format festlegen: Ein gutes Rechnungsprogramm erstellt XRechnung für Behörden und ZUGFeRD für Geschäftskunden aus denselben Daten. Wichtig ist nur, dass das Ergebnis der Norm EN 16931 entspricht. Rechtsstand: November 2026.