Schnelle Antwort: Die reinen Spritkosten berechnest du mit (einfache Entfernung × 2 ÷ 100) × Verbrauch × Spritpreis. Realistisch rechnest du aber mit den Vollkosten pro Kilometer — beim PKW rund 0,35–0,55 €, beim Transporter 0,45–0,70 €, beim LKW 0,80–1,20 € (inkl. Verschleiß, Versicherung, Steuer, Wertverlust). Gegenüber Kunden rechnest du Fahrtkosten frei ab: als Anfahrtspauschale, als km-Satz oder als Fahrzeit zum Stundensatz. Nicht verwechseln mit der Steuer: die Reisekosten-Pauschale (0,30 €/km, privater Pkw auf Dienstfahrt) und die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg (2026: 0,38 €/km ab dem 1. Kilometer) sind zwei andere Dinge.
Fahrtkosten berechnen — die Formel
Für die reinen Spritkosten einer Fahrt gilt: gefahrene Kilometer ÷ 100 × Verbrauch (L/100 km) × Spritpreis (€/L). Da fast jede Kundenfahrt Hin- und Rückfahrt ist, zählt die einfache Strecke doppelt.
Beispiel: 15 km einfache Strecke = 30 km gefahren. Bei 9 L/100 km und 1,80 €/L: 30 ÷ 100 × 9 × 1,80 = 4,86 € Sprit. Das ist aber nur der Kraftstoff — Verschleiß, Reifen, Wertverlust und Zeit fehlen noch. Der Rechner oben rechnet das für dich und vergleicht es mit der km-Pauschale.
Fahrtkosten für Hin- und Rückfahrt
Ein häufiger Fehler: nur die einfache Strecke rechnen. Für eine Kundenfahrt fällt Hin- und Rückweg an — also die einfache Entfernung × 2. Bei 15 km einfach sind das 30 gefahrene Kilometer. Multipliziert mit deinen Vollkosten pro km (Transporter ca. 0,55 €) ergibt das rund 16,50 € reine Fahrzeugkosten — plus die Fahrzeit, wenn du sie zum Stundensatz berechnest.
Vollkosten pro Kilometer: PKW, Transporter und LKW
Die reinen Spritkosten sind nur ein Teil. Die Vollkosten pro Kilometer enthalten zusätzlich Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung, Reifen und vor allem den Wertverlust:
| Fahrzeug | Vollkosten pro km | Deckt 0,30 €? |
|---|---|---|
| PKW | ca. 0,35–0,55 € | meist knapp |
| Transporter (z. B. Sprinter) | ca. 0,45–0,70 € | nein |
| LKW | ca. 0,80–1,20 € | deutlich nicht |
Für einen Handwerker-Transporter deckt die oft angesetzte 0,30-€-Pauschale die realen Kosten meist nicht — hier lohnt der eigene km-Satz oder eine Anfahrtspauschale.
Anfahrtspauschale oder km-Satz — wie Handwerker Fahrtkosten abrechnen
Gegenüber Kunden gibt es keine gesetzliche Pauschale — du kalkulierst frei. Drei übliche Wege:
- Anfahrtspauschale: ein fester Betrag pro Einsatz (z. B. 25–50 € bis 20 km Umkreis) — einfach und kundenfreundlich im Nahbereich.
- km-Satz: deine Vollkosten pro km × gefahrene Kilometer — fairer auf langen Strecken.
- Fahrzeit zum Stundensatz: die Anfahrt als Arbeitszeit — sinnvoll bei weiter Anfahrt und hoher Stunde.
Wichtig: Die Berechnungsart muss vorher im Angebot als eigene Position stehen — sonst lässt sich die Anfahrt kaum nachfordern.
km-Pauschale, Reisekosten und Entfernungspauschale — die Steuer-Begriffe sauber getrennt
Diese drei Begriffe werden ständig verwechselt — sie meinen aber Unterschiedliches:
- Reisekosten-Kilometerpauschale (Dienstfahrt mit privatem Pkw): 0,30 €/km je gefahrenem Kilometer, unverändert 2026 (§ 9 EStG). Der Satz, den ein Betrieb steuerlich ansetzt, wenn privat gefahren wird.
- Entfernungspauschale / Pendlerpauschale (Arbeitsweg Wohnung ↔ Betrieb, einfache Strecke): seit 1.1.2026 einheitlich 0,38 €/km ab dem 1. Kilometer (vorher 0,30 € für die ersten 20 km, 0,38 € ab km 21). Gilt nur für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte.
- Anfahrtspauschale gegenüber Kunden: keine Steuergröße, sondern deine freie Kalkulation (siehe oben).
Fahrtenbuch: Wann es sich für Handwerker lohnt
Wer den Betriebswagen auch privat nutzt, versteuert den geldwerten Vorteil — pauschal über die 1-%-Regelung oder spitz über ein Fahrtenbuch. Bei hohem Firmenanteil und einem teuren Fahrzeug ist das Fahrtenbuch oft günstiger, kostet aber Disziplin (jede Fahrt lückenlos dokumentieren). Details im Ratgeber zur 1-%-Regelung.