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Inhaltsverzeichnis
Die E-Rechnung ist für Handwerksbetriebe keine Zukunftsmusik mehr, sondern geltendes Recht — mit klaren, gestaffelten Fristen. Dieser Überblick bringt alles auf einen Punkt: Wer muss ab wann was können, welche Formate gelten, und was du jetzt konkret tun solltest.
Schnelle Antwort
Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 — jeder Betrieb, auch Kleinunternehmer. Versenden (ausstellen) musst du sie ab dem 1. Januar 2027 (bei über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab dem 1. Januar 2028 (alle übrigen Betriebe). Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen (B2B) im Inland — an Privatkunden nicht. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) — ein normales PDF zählt nicht.
Gut zu wissen
Rechtsstand: November 2026. Grundlage ist § 14 UStG (in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, in Kraft seit 2025) samt den BMF-Einführungsschreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2026. Die Fristen sind geltendes Recht, kein Entwurf; das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 hat sie ohne Verschiebung bestätigt. Maßgeblich ist stets die aktuelle Fassung der Vorschriften.
Die drei Fristen, die zählen
| Ab wann | Wer | Was |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | alle Betriebe (auch Kleinunternehmer) | E-Rechnungen empfangen können |
| 1. Januar 2027 | Betriebe mit > 800.000 € Umsatz im Vorjahr (2026) | E-Rechnungen ausstellen (B2B) |
| 1. Januar 2028 | alle übrigen Betriebe | E-Rechnungen ausstellen (B2B) |
Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsphase: Papier und PDF sind mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt. Für kleinere Betriebe (≤ 800.000 €) läuft diese Möglichkeit erst Ende 2027 aus. Der Empfang ist aber jetzt schon Pflicht — hier gibt es keine Schonfrist. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung im Handwerk — was seit 2025 Pflicht ist und im Countdown-Fahrplan zur Versandpflicht.
Nur B2B — Privatkunden bleiben außen vor
Die Pflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) im Inland. An Privatkunden (B2C) darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen. Für den typischen Handwerksbetrieb heißt das: Die Badsanierung für den privaten Hausbesitzer bleibt formfrei — die Rechnung an den Gewerbekunden oder das Bauunternehmen fällt unter die Pflicht.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate etabliert:
- XRechnung — reines XML, v. a. im Behörden-Umfeld verbreitet.
- ZUGFeRD — ein hybrides Format: ein PDF/A-3, in das der XML-Datensatz eingebettet ist. Man sieht also eine lesbare Rechnung und hat zugleich die maschinenlesbaren Daten. Aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2 (2026) — wichtig ist aber nicht die Versionsnummer, sondern das Profil: ab EN 16931 (Comfort) aufwärts ist es eine gültige E-Rechnung.
Kein gültige E-Rechnung sind: ein einfaches PDF (auch mit allen Pflichtangaben), eine eingescannte Papierrechnung, ein Foto oder eine Word-/Excel-Datei. Welches Format wann sinnvoll ist, erklärt der Ratgeber ZUGFeRD und XRechnung — was Handwerker wissen müssen.
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E-Rechnung für Handwerker
Der praktische Leitfaden zur Pflicht ab 2025/2027
Werkstatt-Ratgeber Redaktion
Fachredaktion — geprüft und aktualisiert
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Quelle: werkstatt-ratgeber.de/ratgeber/e-rechnung-pflicht-fristen-handwerk
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